Das digitale Hotelbudget mit Hilfe innovativer Software-Lösungen

Um den zukünftigen Bedarf an finanziellen Mitteln zu erheben, ist es notwendig, ein Hotelbudget zu erstellen. Es ist also eine Art von Erfolgsrechnung, um sowohl Gewinne als auch Verluste zu messen.

Eine Aufgabe, die sehr viel Zeit kostet und deshalb bei vielen Hoteliers nicht besonders beliebt ist. Doch die gute Nachricht ist: Auch für die Budgetierung kannst du dir die digitale Transformation zunutze machen. Mittlerweile existieren zahlreiche Software-Lösungen, die dich bei der zeitaufwendigen und mitunter fehleranfälligen Erstellung des Hotelbudgets unterstützen und dir mehr Flexibilität garantieren.

Was macht die Budgetierung so schwierig?

Eine Finanzplanung für ein ganzes Jahr, für ein Quartal oder nur für einen Monat zu erstellen, gehört zu den Pflichtaufgaben in jedem Hotel. Die am häufigsten ausgesprochenen Kritikpunkte an der traditionellen Tabellen-Budgetierung sind die

• geringe Flexibilität und
• starre Fixierung auf einen festgelegten Zeitraum.

Parameter, die kaum Rücksicht auf dynamische Veränderungen im Betriebsumfeld nehmen. Es ist nicht immer leicht, Vorhersagen für Monate im Voraus zu tätigen. Deshalb kann dein Hotelbudget auch nicht immer zu 100 % sicher sein. Für einige Kosten etwa können keine genauen Zahlen genannt werden. Hier ist eine realistische Einschätzung der voraussichtlichen Kosten wichtig.

Das Budget als Prognose für das nächste Geschäftsjahr

Eine optimistische und dennoch realistische Finanzplanung ist für jeden Betrieb von großer Bedeutung, um am Jahresende nicht von Verlusten überrascht zu werden. Das Hotelbudget dient dir als Richtlinie für die zukünftige finanzielle Entwicklung deines Unternehmens. Heute ist es wichtiger denn je einen dynamischen Budgetierungsplan aufzustellen, um rasch auf Änderungen auf dem Markt reagieren zu können.

Das Hotelbudget im Detail

Das Gesamtbudget setzt sich zusammen aus:

• Kostenbudget (Mitarbeiter, Wareneinsatz, Haustechnik  und Housekepping, Energie, Versicherungen, Bürobedarf, Verbrauchs- und Betriebsmaterial, Marketing, etc.)
  &
• Umsatzbudget (Monats-/Jahresbelegung in Prozent, Netto- oder Bruttoumsatz/Logis-Erlöse, Zimmerdurchschnittspreis, Revpar, etc.)

Dabei bilden die Planzahlen, die am Ende des Geschäftsjahres erfüllt werden sollen, die Basis des Budgets. Beim Kostenbudget etwa ist es wichtig, dass auch wirklich alle Kosten miteinfließen. Auch solche, für die es keine genauen Zahlen gibt und deshalb vorerst geschätzt werden müssen.

Du kannst dir das Hotelbudget sozusagen als eine Art Fahrplan vorstellen, der die Erfüllung der erfassten Planzahlen sicherstellt. Eine gute Vorstellung darüber zu haben, wohin sich deine Branche entwickelt, um die prognostizierten Trends für das kommende Jahr im Auge zu behalten, erweist sich hier als klarer Vorteil. Betrachte dein Hotelbudget deshalb eher als einen Aktionsplan, um dir selbst ein genaues Bild davon zu geben, wohin dein Geld im Laufe des Jahres fließen wird. Eine sorgfältige Finanzplanung wird dir letztendlich dabei helfen, deine Ziele zu erreichen und Erfolge verwirklichen zu können.

Die drei wichtigsten Maßnahmen für ein professionelles Budget im Hotel

1. Die Analyse der aktuellen Kostenstellenstruktur
   Die genaue Erhebung der IST-Zahlen aus der BWA – deiner betriebswirtschaftlichen Abrechnung – ermöglicht dir größtmögliche Transparenz und eine realistische Grundlage, um die SOLL-Zahlen des laufenden Jahres zu budgetieren.
2. Den SOLL-IST-Vergleich im Auge behalten
   Beim monatlichen Vergleich werden Umsatzzahlen, Erlöse und Aufwände mittels der IST-Zahlen durchgesehen. So kannst du laufend überprüfen, ob die Richtung deines Budgets noch stimmt.
3. Kurskorrektur und Aktualisierung des Budgets
   Liegen die Prognosen deines Hotelbudgets weit hinter deinen verbuchten Ergebnissen, sind dementsprechende Korrekturmaßnahmen und Budgetanpassungen notwendig, um wieder den richtigen Kurs einzuschlagen.

Neben den Zahlen aus deinem eigenen Betrieb, sind auch Zahlen aus deinem betrieblichen Umfeld wichtig, um ein professionelles Hotelbudget zu erstellen.

• Wie sieht es mit den Preisen deiner Mitbewerber aus?
• Wie ist die touristische Entwicklung in deiner Region?
• Gibt es neue Hotels auf dem Markt?

Deine Vorteile bei der Verwendung einer Budgetierungssoftware zur Erstellung des Hotelbudgets

Eine dynamische und realitätsnahe Budgetierung erlaubt dir mehr Kontrolle über die Rentabilität deines Betriebes und somit eine Steigerung deiner Wettbewerbsfähigkeit. Digitale Software-Lösungen für dein Hotelbudget bieten den Vorteil, dass sie alle

• Budgetierungs-
• Planungs- und
• Prognoseprozesse

für jede Abteilung in deinem Hotel ermöglichen. Von der operativen Ausführung bis hin zur permanenten Kontrolle und Überwachung der Ergebnisse.

Digitale Tools zur Hotelbudgetierung bieten dir außerdem eine übersichtliche grafische und visuelle Darstellung deiner Zahlen. Das erleichtert dir einerseits das Vergleichen deiner Zahlen und ermöglicht es dir andererseits, konkretere Prognosen treffen zu können.

Ein weiterer Vorteil liegt in der Möglichkeit, dass du die ermittelten Zahlen jederzeit anpassen oder deine Budgets anders strukturieren kannst, um auf aktuelle Situationen auf dem Markt reagieren zu können.

Superhotelier-Fazit

Mit einem Hotelbudget bringst du Struktur und Transparenz in deine Zahlen. Viele Hotels arbeiten noch mit fehleranfälligen Excel-Tabellen. Digitale und oft cloudbasierte Lösungen optimieren und vereinfachen deine Finanzplanung, indem sie intelligente Budgetierungs-, Prognose- und Berichterstattungstools anbieten.

Mit einer Budgetierungssoftware sparst du im Vergleich zu Tabellenkalkulationen viel Zeit und manchmal auf Ärger. Digitale Lösungen helfen dir dabei, deine Prognosen laufend zu verbessern und aussagekräftigere Analysen zu erhalten. Auch für kleine und mittlere Hotels gibt es mittlerweile kostengünstige und nutzerfreundliche Budgetierungslösungen.