So optimierst du die Personalkosten in deinem Hotel

Ob kleines oder großes Hotel: gutes Personal macht sich nicht nur bezahlt. Es will auch bezahlt werden. Damit die Personalkosten in deinem Hotel nicht explodieren, lohnt es sich, den Aufwand für dein Personal genau zu erheben und zu analysieren. So kannst du deine Mitarbeiter effektiv und kostenorientiert einsetzen.

Woraus setzen sich die Kosten für dein Personal zusammen?

In diesen Bereich fallen alle Kosten, die deine Mitarbeiter – von der Reinigung bis zur Buchhaltung und Geschäftsführung – verursachen. Das sind neben direkten Personalkosten wie den

• Netto-Löhnen
• Lohnnebenkosten
• Urlaubsgeld
• Sozialversicherungsabgaben
• Ausgaben für Aushilfskräfte
• Beiträge zur Berufsgenossenschaft sowie
• verschiedene Zuschläge wie für Überstunden etc.

auch indirekte Personalkosten. Wie etwa für Schulungen und Meetings oder Dienstfahrzeugen und ähnliches.

Erhebe deinen Personalbedarf durch eine exakte Zeiterfassung

Durch eine professionelle Erfassung der tatsächlichen Arbeitszeit deiner Mitarbeiter lässt es sich für dich einfacher nachvollziehen, wann du mehr Personal benötigst und zu welchen Zeiten weniger. Zu viel Personal zur falschen Zeit oder am falschen Ort lässt die Personalkosten schnell in die Höhe steigen. Ist zu wenig Personal vor Ort kann das umgekehrt rasch zu einem Sinken der Gästezufriedenheit führen. Es benötigt Erfahrung ebenso wie Geschick, um hier die richtige Balance zu finden und die Personalkosten in einem wirtschaftlichen Rahmen zu halten.

Die gewonnenen Daten aus der Zeiterfassung dienen dir außerdem als Basis für die Erstellung künftiger Dienst- und Einsatzpläne.

Erstelle für deine Mannschaft einen Dienstplan

Setze deine Mitarbeiter dort ein, wo sie effektiv gebraucht werden. Regelmäßig erstellte und aktualisierte Dienstpläne helfen dir dabei. Auch dein Team wird dir dankbar sein, wenn es im Voraus weiß, wann und wo es in nächster Zeit eingesetzt wird.

Als Orientierung zur Erstellung von Dienstplänen dient dir neben der Zeiterfassung auch die aktuelle und künftige Buchungslage. Je nach Gästefrequenz kannst du dich dank eines Einsatzplanes rascher umorientieren und schauen, wo du eventuell Personal einsparen kannst.

Mittlerweile gibt es unterschiedliche Online-Dienstplansysteme im Zusammenhang mit elektronischer Zeiterfassung, die dir helfen, deine Mitarbeiter kostenoptimiert einzusetzen.

Bei Stoßzeiten im Restaurant oder während eines Events in deinem Haus, kannst du als Chef vielleicht auch einmal selbst mitanpacken, um keine Ausgaben für eine Aushilfskraft veranschlagen zu müssen?

Optimiere die Betriebsabläufe in deinem Hotel

Auch durch die Umstrukturierung von Betriebsabläufen kannst du Zeit und Kosten einsparen. Kürzere Wege im Housekeeping- und Service-Bereich etwa bedeuten weniger Zeitaufwand und einen effektiveren Personaleinsatz.

Mit direkter Kommunikation die Personalkosten senken

Einfach, aber wirkungsvoll ist auch eine klare Kommunikation, die klar bei deinen Mitarbeitern ankommt. So kann Nachfragen und Missverständnissen vorgebeugt werden. Dringende Arbeiten bleiben nicht liegen oder werden doppelt oder falsch ausgeführt. Die richtige Kommunikation ist auch zwischen deinen Gast und Service-Mitarbeitern so etwas wie ein Wundermittel, um unnötige Laufereien zu vermeiden und gleichzeitig die Gästezufriedenheit zu steigern.

Automatisierung und Digitalisierung von Betriebsabläufen

Eine weitere Maßnahme zur Reduzierung deiner Personalkosten liegt im Bereich Digitalisierung und Automatisierung. Schon einfache Dinge, wie eine Saftbar mit automatischer Saftauffüllung etwa, können dir helfen, deine Personalkosten im Bereich (Frühstücks-)Service zu senken.

Je höher der Grad der Digitalisierung im Hotel desto niedriger die Personalkosten? Das lässt sich wahrscheinlich nicht für jedes Hotel verallgemeinern. Wo die Digitalisierung im Hotel jedoch klar im Zeichen der Personalkosteneinsparung steht, sind die Bereiche:

• Check-In und Check-Out
• Meldeschein
• Gästemappen
• Speisekarten
• Housekeeping

Mithilfe digitaler und automatisierter Tools vermeidest du Papier- und Druckkosten und senkst den Zeit- und Personalaufwand erheblich. Auch was das Anpassen von Preisen und Zimmerraten betrifft: Zahlreiche Software-Lösungen sind mittlerweile wenig personalintensiv und einfach zu bedienen. So reicht in der Regel schon ein Teammitglied aus, um das Revenue Management in deinem Hotel zu steuern.

Die wichtigsten Kennzahlen zur Erhebung der gesamten Personalkosten

Umsatz- und Kostenzahlen aus der Vergangenheit bilden die Basis für eine Soll-Ist-Prognose, um deinen gesamten Personalaufwand zu analysieren. Dafür musst du die in deiner betriebswirtschaftlichen Auswertung (BWA) angeführten Personalkosten durch den Gesamtumsatz teilen. Der ermittelte Wert sollte dabei 35 % nicht übersteigen.

Parallel zu den Gesamtpersonalkosten kannst du die Personalkosten auch für jede Abteilung deines Hotels einzeln ermitteln:

• im  Bereich Service (Serviceteam im Verhältnis zum Umsatz an Getränken)
• in der Küche (Küchenteam im Verhältnis zum Umsatz an Speisen)
• Personalkosten je Gast (Gesamtpersonalkosten durch die Gesamtanzahl der Gäste)
• Umsatz je Mitarbeiter (Gesamtumsatz durch Anzahl der Mitarbeiter)
• Wareneinsatz je Gast (Gesamtkosten Warenverbrauch / Gesamtanzahl der Gäste)

Die „Prime Cost“ – die Königin unter den Kennzahlen im Bereich Personalkosten

Die Prime Cost gilt als wichtigste Kennziffer für den Gesamterfolg eines Betriebes. Sie berechnet sich aus der Summe von Wareneinsatz und Personalkosten im Verhältnis zum Umsatz. Dabei solltest du darauf achten, nicht mehr als 65 % deines Umsatzes für Wareneinsatz und Personalkosten aufzuwenden.

Superhotelier-Fazit:

Neben den vorgestellten Maßnahmen zur wirtschaftlichen Gestaltung deiner Personalkosten, sind gut ausgebildete Mitarbeiter die beste Garantie, um deine Kosten im Personalbereich in Zaum zu halten. Denn hier gilt die Devise: Besser weniger Fachkräfte als ein Mehr an unqualifizierten Mitarbeitern. Auch wenn Fachkräfte mehr kosten: Sie sind die herausragendsten Botschafter für deinen Betrieb und spiegeln den Charakter deines Hauses wider. Gut ausgebildetes Personal steigert sowohl die Zufriedenheit deiner Gäste als auch die Umsätze deines Hotels.

Eine weitere Möglichkeit Personalkosten einzusparen, können – je nach Art und Größe des Hotels – Mitarbeiter aus einer Leihfirma darstellen. Besonders im Bereich Housekeeping solltest du dir genau ansehen, ob die Kosten für ein eigenes Housekeeping-Team wirtschaftlich sind.

Auch im Rahmen von Kurzarbeit kannst du deine Personalkosten in Zeiten der anhaltenden Pandemie in Grenzen halten. Laut DEHOGA wird die Verlängerung für die Kurzarbeit und der Bezugsdauer in den nächsten Monaten weiter aufrecht erhalten bleiben.

Du benötigst mehr Tipps für einen kostenoptimierten Personaleinsatz in deinem Hotel? Oder digitale Lösungen zur Verringerung deines Personalaufwandes?