Was sollte deine Hotel Management Software bieten?

Eine moderne Hotel Management Software oder Property Management System (PMS) genannt, ermöglicht dir die komplette Verwaltung des operativen Tagesgeschäftes. Darüber hinaus ermöglicht dir ein gutes PMS die Automatisierung (teilweise durch Schnittstellen mit Partnern) von:

• Reservierungsbestätigungen und Buchungen
• Abrechnung der Zimmer
• Gästeverwaltung
• E-Mail-Management für Newsletter
• Verwaltungsaufgaben
• Reporting (teilweise für die Operative, z. B. Housekeeping-Listen, aber auch für Statistiken, z. B. das Management etc.)
• Mahnwesen und Finanzbuchhaltung

Ein starkes Hotel Management System hilft dir durch entsprechende Schnittstellen auch, deine Leerstände und dein Revenue Management im Auge zu behalten und dementsprechende Marketing- und Vertriebstools sowie Kassensysteme einzubinden.

Wie findest du die richtige Lösung für deine Hotel Management Software?

Mittlerweile gibt es so viele neue und unterschiedliche Hotel Management Software Lösungen auf dem Markt, dass Hoteliers leicht den Überblick verlieren können. Deshalb ist es für dich wichtig, schon im Vorfeld folgende Punkte zu beachten, um das richtige PMS für dein Hotel zu finden:

Ist die Hotelsoftware cloudbasiert oder nicht?

Der größte Vorteil einer cloudbasierten Hotelsoftware ist die Flexibilität. Bei cloudbasierten Lösungen bist du nicht an die Installation der Hotelsoftware an den Server vor Ort gebunden. Mittels einer Cloudlösung kannst du dein Hotel von überall aus managen. Egal ob mit dem Smartphone, einem Tablet oder vom PC aus. Der größte Nachteil cloudbasierter Lösungen ist der, dass bei etwaigen Serverproblemen auch die Hotelsoftware nicht funktioniert. Das kann zu unguten Situationen führen, wenn dein Gast vielleicht gerade auschecken möchte und das System dies aber nicht zulässt, da keine Internetverbindung zum Server besteht. Deshalb ist eine gute und stabile Webverbindung die Grundvoraussetzung schlechthin, wenn du dich für eine cloudbasierte Hotelsoftware interessieren solltest.

Bietet das Property Management System Schnittstellen für den Channel Manager und das Revenue Management System?

Intelligente Hotel Management Lösungen bieten neben Verwaltungstools auch die benötigten Schnittstellen zur Einbindung aller bereits vorhandenen Systeme in deinem Hotel oder auch zu neuen Systemen, die vorher nicht möglich waren. Damit kannst du dein Hotel z. B. auch über deine Webseite online buchbar machen. Ein Punkt, der nicht oft genug erwähnt werden kann, um gebührenfreie Direktbuchungen zu fördern. Ein weiterer Faktor ist deine Buchhaltung im Hintergrund. Diese muss einwandfrei funktionieren, um Buchungsfehler und finanzielle Katastrophen zu vermeiden.

Wie sieht es mit der Bedienerfreundlichkeit aus?

Je umfangreicher die Hotelsoftware ist, desto länger dauert die Einarbeitungsphase für deine Mitarbeiter. Übersichtliche und einfache Funktionen ersparen deinem Team viel Zeit, um sich mit der Hotelsoftware vertraut zu machen. Da in der Hotellerie eine hohe Fluktuation im Personalwesen herrscht, kann dieser Faktor Goldwert für dich haben.

Der Kostenfaktor

Für viele ein wesentliches Kriterium, um sich für eine Hotel Management Lösung zu entscheiden. Denn hier gibt es extreme Unterschiede, die du beachten muss. Einige, aber längst nicht alle, Property Management Systeme bieten regelmäßige Updates kostenfrei an. Auch bei den Installationsgebühren und laufenden Betriebskosten sowie Lizenzkäufen gibt es große Preisdifferenzen auf dem Markt, die für oder gegen eine Hotelsoftware sprechen können.

Vier Hotel Management Software Lösungen im Überblick

1. Das Property Management System Fidelio Suite8

   Diese Software stellt eine All-in-one-Lösung dar, die von der Reservierung über die Hauswirtschaft bis hin zu Buchhaltung und Marketing alle Prozesse vereint. Viele Anwender dieser weit verbreiteten Hotelsoftware sprechen sich positiv über die Funktionalität sowie leichte Bedienbarkeit dieser Hotelsoftware aus.
   Einer der größten Nachteile liegt in den hohen Kosten, da für jede Änderung Gebühren anfallen und auch laufend neue Lizenzen gekauft werden müssen. Ein weiterer Nachteil von Fidelio ist, dass das System nicht cloudbasiert angewendet werden kann.

2. Die Hotel Management Software Protel Air

   Im Gegensatz zu Fidelio ist Protel Air eine cloudbasierte Software-Lösung, die flexibel und ortsunabhängig genutzt werden kann und ein breites Spektrum an Schnittstellen bietet. Als Nachteil erweisen sich die langsamen Updates sowie die schlanken Funktionen der Software. Ein Pro und Contra ergibt sich für viele User in der Bedienbarkeit dieses PMS, die einerseits als „relativ“ einfach und andererseits als „ausbaufähig“ beurteilt wird.

3. Die Hotelsoftware Opera

   Diese cloudbasierte und noch ziemlich junge Lösung gehört bereits zu den großen Playern auf dem Markt der PMS-Anbieter. Opera zeichnet sich vor allem durch die glasklare Strukturierung sowie zahlreichen Partnerschnittstellen aus. Ein weiteres Plus liegt in der einwandfreien Buchhaltung. Der Fokus der Software Opera liegt jedoch eher in der Verwaltung als im Verkauf. Im Handling ist diese Software am ehesten mit der Lösung von Protel Air zu vergleichen.

4. Das PMS Hotelogix

   Ein ebenfalls cloudbasiertes Hotelmanagementsystem, das sich vor allem für kleine und mittlere Hotels anbietet. Hotelogix zeichnet sich durch seine hohe Benutzerfreundlichkeit sowie niedrige Installations- und Betriebskosten aus.

Das Superhotelier-Fazit

Aus der Fülle der unterschiedlichen Hotel Management Software Systeme dasjenige zu finden, das am besten für dich arbeitet und allen Anforderungen deines Betriebes entspricht, ist nicht einfach. Dabei können schon Parameter wie die Größe oder der Typ deines Hotels einen Unterschied machen, um das richtige System zu finden.

Einige Anbieter von Hotelsoftware Lösungen bieten eine kostenlose Probezeit an. Vielleicht ist das für dich eine Möglichkeit, um in einer Testphase herauszufinden, ob die Software zu deinem Hotel passt oder nicht.

Grundsätzlich soll jedes Property Management System dir dabei helfen, die internen Abläufe in deinem Hotel zu optimieren und zu erleichtern. Und natürlich dabei, deine Direktbuchungen und Umsätze zu erhöhen. Darüber hinaus soll die Hotelsoftware eine bedienfreundliche Benutzeroberfläche bieten, um die Einarbeitungszeit für dein Team so kurz wie möglich zu halten.

Mit dem Superhotelier und seinem Netzwerk hast du erfahrene Partner zur Seite. Wir helfen dir gerne dabei, die richtige Hotel Management Software zu finden, um deinen Betrieb zu professionalisieren.